Cooperativa Providencia Administrativa 034-05

Nº 38.298 de fecha 21 de Octubre de 2005

Esta Providencia establece que las Cooperativas Activas o Inactivas presenten ante SUNACOOP la siguiente documentación:

Dentro de los tres (3) meses siguientes a la terminación de su ejercicio económico (Exigencia Cambiada a 6 Meses) corto (1) o largo (2) (ENE/FEB/MAR) deberán celebrar la Asamblea Anual de Asociados, esta Asamblea Ordinaria normalmente se define estatutariamente y por ello debe estar en el Acta Constitutiva de la Cooperativa. En algunos casos dependiendo del tamaño de la Cooperativa se recomienda que esta Asamblea sea efectuada por lo menos dos veces al año.

1.   Copia del Acta de la Asamblea Ordinaria Anual de Asociados y Asociadas y el listado de la Asistencia

2.   Los Estados Financieros Básicos correspondiente al ejercicio terminado (Balance General y Estado de Resultados) presentados a la Asamblea para su aprobación, codificados de acuerdo al Plan Único de Cuentas de SUNACOOP y los siguientes anexos integrantes (Flujo del Efectivo y Movimiento de las Cuentas de Patrimonio)

3.   Si hay actividad económica Memoria y Cuenta de todas las Instancias, si la Cooperativa esta Inactiva, solo debe presentar el Informe Semestral de la Instancia de Educación (JUN/DIC)

4.   Se debe elaborar un Plan de Actividades (Que vamos hacer) y un Presupuesto Proyectado (Con que vamos a pagar lo que queremos hacer)  Ambos deben ser aprobados por la Asamblea Ordinaria

5.   Semestralmente: Un Listado de los Asociados y Asociadas  JUN y DIC El Balance de Comprobación correspondiente a JUN y DIC y su correspondiente conciliación bancaria del ultimo mes del semestre correspondiente

6.   Toda esta documentación debe estar Certificada por las Instancias Correspondientes, se debe presentar en papel con membrete de la Cooperativa.

Jurídicamente y Contablemente, se define como periodo corto desde la fecha de Constitución hasta el mes de Diciembre y largo desde Enero a Diciembre

RECAPITULANDO.- Orden de los Documentos

PRIMER SEMESTRE ENERO A JUNIO SE ENTREGA ENTRE EL 1RO Y 31 DE JULIO

a)    Balance de Comprobación (Guiarse por el Formato) ENE A JUNIO

b)    Listado de Asociados Activos (Guiarse por el Formato)

c)    Si abrieron Cuenta Bancaria con los Aportes en Efectivo del Certificado de Aportación, presentar la Conciliación Bancaria del último mes del Semestre en este caso sería JUNIO, con sus soportes (Estados de Cuenta, Copia de la Libreta, etc.)

d)    Informe de Educación, que hicieron en la Instancia de Educación de ENE A JUN,  a que Charlas asistieron los Asociados y Asociadas, si asistieron a cursos, debe presentar copia del soporte, EL CERTIFICADO DE ASISTENCIA, o EL DIPLOMA DEL CURSO, informar si ustedes han dado charlas a la Comunidad en el conocimiento del Cooperativismo y la actividad de la Cooperativa en pro de la Comunidad.

e)    Un Recibo de Servicio Público en donde aparezca la dirección fiscal de la Cooperativa, la misma que se menciona en el Acta Constitutiva o en el RIF, en caso de no poseer Recibo, debe solicitar una CARTA  AVAL del C. Comunal  del domicilio de la Cooperativa.-

SEGUNDO SEMESTRE JULIO A DICIEMBRE, SE ENTREGA ENTRE EL 1RO, Y 31 DE ENERO

a)     Acta de Asamblea Ordinaria (Estatutaria)

b)    Balance de Comprobación de JULIO A DICIEMBRE

c)     Si abrieron Cuenta Bancaria con los Aportes en Efectivo del Certificado de Aportación, presentar la Conciliación Bancaria del último mes del Semestre en este caso sería DICIEMBRE, con sus soportes (Estados de Cuenta, Copia de la Libreta, etc.)

d)    Informe de Educación, que hicieron en la Instancia de Educación de JUL  A DIC,  a que Charlas asistieron los Asociados y Asociadas, si asistieron a cursos, debe presentar copia del soporte, EL CERTIFICADO DE ASISTENCIA, o EL DIPLOMA DEL CURSO, informar si ustedes han dado charlas a la Comunidad en el conocimiento del Cooperativismo y la actividad de la Cooperativa en pro de la Comunidad

e)     Memoria y Cuenta de las tres (3) Instancias (Ver un modelo en los Formatos enviados)

f)     Plan de Actividades .- Que vamos hacer en el año siguiente y en que tiempo

g)    Presupuesto del Plan de Actividades para el año siguiente.- Como vamos a pagar lo que planificamos hacer (Proyectado) guíese por el formato

h)     Listado de Asociados Activos.- A la fecha Certificación de la Documentación (actas, balances, listados, informes, todo LO QUE SE ENTREGUE debe ser certificado, ver modelo)

i)      Carta de Consignación dirigida a SUNACOOP CON COPIA PARA QUE LE QUEDE A LA COOPERATIVA CONSTANCIA DE LO ENTREGADO.

j)      Un Recibo de Servicio Público en donde aparezca la dirección fiscal de la Cooperativa, la misma que se menciona en el Acta Constitutiva o en el RIF, en caso de no poseer Recibo, debe solicitar una CARTA  AVAL del C. Comunal  del domicilio de la Cooperativa.-